Przy umowie o pracę przedsiębiorca finansuje między innymi: wynagrodzenie brutto, swoją część składek emerytalnej i rentowej, składkę wypadkową, Fundusz Pracy i FGŚP, jeżeli mają zastosowanie, wpłatę pracodawcy do PPK, jeżeli pracownik uczestniczy w programie. Składka zdrowotna i część składek społecznych pracownika są potrącane z jego wynagrodzenia. Nie są dodatkowym kosztem ponad brutto.

Ryczałt z pracownikiem — czy warto? (2026)

Zatrudnienie pracownika przy JDG na ryczałcie w 2026 roku. Dlaczego pensja i składki pracodawcy nie obniżają podstawy ryczałtu oraz jak porównać formy opodatkowania.

Na ryczałcie można zatrudniać pracowników, ale koszt zatrudnienia nie obniża przychodu opodatkowanego ryczałtem. Pensja brutto, składki finansowane przez pracodawcę, PPK i pozostałe koszty zatrudnienia są realnymi wydatkami firmy, lecz nie są kosztami uzyskania przychodu w kalkulacji ryczałtu.

Co płaci pracodawca

Przy umowie o pracę przedsiębiorca finansuje między innymi:

wynagrodzenie brutto,
swoją część składek emerytalnej i rentowej,
składkę wypadkową,
Fundusz Pracy i FGŚP, jeżeli mają zastosowanie,
wpłatę pracodawcy do PPK, jeżeli pracownik uczestniczy w programie.

Składka zdrowotna i część składek społecznych pracownika są potrącane z jego wynagrodzenia. Nie są dodatkowym kosztem ponad brutto.

Dlaczego koszt pracownika nie zmniejsza ryczałtu

Ryczałt liczy się od przychodu po ustawowo wskazanych odliczeniach. Zwykłe koszty działalności — w tym pensje i składki finansowane za pracowników — nie należą do tych odliczeń.

Dopuszczalne mogą być między innymi własne składki społeczne przedsiębiorcy, 50% zapłaconej własnej składki zdrowotnej, IKZE i wybrane ulgi. Nie należy z tego wyprowadzać prawa do odliczenia listy płac.

Przykład

Załóżmy:

przychód firmy: 200 000 zł,
stawka ryczałtu: 8,5%,
roczny koszt pracownika: 72 288 zł.

Przed własnymi odliczeniami przedsiębiorcy podatek wynosi:

200 000 zł × 8,5% = 17 000 zł

Koszt pracownika nie zmienia podstawy na 127 712 zł. Wpływa natomiast na gotówkę i rzeczywistą rentowność firmy.

Ryczałt czy podatek dochodowy

Przy zatrudnianiu ludzi warto porównać co najmniej:

ryczałt liczony od całego przychodu,
podatek liniowy 19% od dochodu,
skalę 12%/32% od dochodu z kwotą wolną i dostępnymi ulgami,
składkę zdrowotną właściwą dla każdej formy.

Im większy udział wynagrodzeń i innych kosztów w przychodzie, tym częściej forma oparta na dochodzie może wypaść lepiej. Nie jest to jednak automatyczna reguła — wynik zależy od stawki ryczałtu, marży i pozostałych dochodów.

PPK i obowiązki płatnika

Zatrudnienie może oznaczać obowiązki związane z:

zgłoszeniem do ZUS,
comiesięcznymi dokumentami i wpłatami,
zaliczkami PIT pracownika,
PPK,
dokumentacją kadrową i BHP.

Podstawowa wpłata pracodawcy do PPK wynosi 1,5% wynagrodzenia uczestnika. PPK nie zależy od dawnego progu 20 pracowników; szczegóły zależą od statusu podmiotu i osoby zatrudnionej.

FAQ

Czy pensję pracownika odlicza się od przychodu na ryczałcie?

Nie. To wydatek firmy, ale nie obniża podstawy ryczałtu.

Czy składki pracodawcy za pracownika obniżają ryczałt?

Nie. Nie należy ich mylić z własnymi składkami społecznymi przedsiębiorcy, które mogą być odliczane na odrębnych zasadach.

Czy ryczałt z pracownikiem może się opłacać?

Tak, ale trzeba policzyć podatek i rentowność bez pomniejszania przychodu o koszt zatrudnienia.

Źródła

Potrzebujesz policzyć koszt zatrudnienia?

Oxyok prowadzi księgowość JDG z pracownikami — od 49 zł + VAT miesięcznie.

Napisz do Pawła albo zobacz księgowość Oxyok.

Materiał ma charakter ogólny. Porównanie powinno uwzględniać stawkę ryczałtu, wszystkie koszty i składkę zdrowotną.