Jak zatrudnić pracownika w JDG 2026

Jak zatrudnić pierwszego pracownika w JDG: umowa, ZUS ZUA, miesięczne RCA i DRA, PIT-2, PPK, badania, BHP oraz rzeczywisty koszt pracodawcy.

Zatrudnienie pierwszego pracownika zmienia JDG w płatnika składek i zaliczek PIT. Trzeba przygotować umowę, badania, szkolenie BHP, zgłoszenie do ZUS, dokumentację kadrową i terminowe listy płac.

1. Ustal warunki zatrudnienia

Przed dopuszczeniem do pracy ustal co najmniej:

rodzaj umowy i stanowisko,
wymiar czasu pracy,
wynagrodzenie brutto i składniki dodatkowe,
miejsce pracy,
termin rozpoczęcia,
zakres obowiązków.

Przy umowie o pracę wynagrodzenie pełnoetatowe nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym okresie.

2. Badania i BHP

Co do zasady pracownik musi przed dopuszczeniem do pracy:

otrzymać skierowanie i przejść wymagane badania profilaktyczne,
odbyć szkolenie wstępne BHP,
zapoznać się z ryzykiem zawodowym i zasadami pracy.

Wyjątki od ponownych badań wstępnych mają ustawowe warunki. Nie należy zakładać ich automatycznie.

3. Umowa i informacja o warunkach

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie została zawarta pisemnie, pracodawca musi przed dopuszczeniem do pracy potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia dotyczące stron, rodzaju umowy i warunków.

Pracownik otrzymuje także informację o warunkach zatrudnienia w terminie wynikającym z Kodeksu pracy.

4. Zgłoszenie do ZUS

Pracownika zgłasza się najczęściej formularzem ZUS ZUA w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń.

Co miesiąc płatnik wykazuje rozliczenie pracownika w ZUS RCA i podsumowuje składki w ZUS DRA. Formularz ZUS RZA nie jest bieżącym formularzem używanym zamiast RCA.

Przedsiębiorca opłaca składki i przesyła dokumenty co do zasady do 20. dnia następnego miesiąca.

5. PIT-2 i zaliczka na PIT

Pracownik może złożyć PIT-2 i inne oświadczenia wpływające na miesięczną zaliczkę. Kwota pomniejszająca stosowana przez płatnika zależy od oświadczeń pracownika i może być dzielona między płatników.

Brak PIT-2 nie zwalnia pracodawcy z obliczania zaliczki według właściwych zasad.

6. PPK

PPK nie jest programem wyłącznie dla firm zatrudniających ponad 20 osób. Obowiązki zależą od statusu podmiotu i osób zatrudnionych, a mikroprzedsiębiorca może korzystać z ustawowego wyjątku, gdy wszystkie osoby złożą rezygnację.

Podstawowe wpłaty wynoszą:

2% wynagrodzenia po stronie uczestnika,
1,5% wynagrodzenia po stronie podmiotu zatrudniającego.

Państwo przewiduje wpłatę powitalną 250 zł i dopłatę roczną 240 zł po spełnieniu warunków. Nie należy ich łączyć w jedną „jednorazową dopłatę 240 zł”.

PPK może obejmować także niektórych zleceniobiorców podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

7. Koszt pracodawcy

Całkowity koszt zatrudnienia to wynagrodzenie brutto plus składki i wpłaty finansowane przez pracodawcę, między innymi:

emerytalna 9,76%,
rentowa 6,5%,
wypadkowa według właściwej stopy,
Fundusz Pracy 2,45%, jeżeli jest należny,
FGŚP 0,10%, jeżeli jest należny,
PPK 1,5%, jeżeli pracownik uczestniczy.

Składki potrącane z brutto pracownika — w tym zdrowotna — nie są dodatkowym kosztem ponad wynagrodzenie brutto.

8. Wypłata wynagrodzenia

Kodeks pracy przewiduje wypłatę na wskazany rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży wniosek o wypłatę do rąk własnych. Przepisy nie wymagają, aby pracodawca posiadał bankowy produkt nazwany „kontem firmowym” wyłącznie po to, by wypłacić pensję.

Trzeba natomiast zachować prawidłową dokumentację płatności i respektować regulamin banku.

9. Dokumentacja i raportowanie

Pracodawca prowadzi między innymi:

akta osobowe,
ewidencję czasu pracy,
listy płac,
dokumentację urlopów i nieobecności,
dokumentację BHP i badań,
informacje ZUS i PIT.

Po zakończeniu roku przygotowuje właściwe informacje podatkowe, między innymi PIT-11, w ustawowych terminach.

Najczęstsze błędy

Dopuszczenie do pracy bez badań lub szkolenia BHP.
Zgłoszenie pracownika po terminie.
Wysyłanie RZA zamiast miesięcznego RCA.
Przyjęcie, że podstawowa wpłata pracodawcy do PPK wynosi 2%.
Pominięcie PPK z powodu zatrudniania mniej niż 20 osób.
Dodanie składki zdrowotnej pracownika drugi raz ponad kwotę brutto.
Założenie, że pensję wolno wypłacić tylko z konta firmowego.

Źródła

Potrzebujesz obsługi płac?

Oxyok prowadzi księgowość JDG z pracownikami — od 49 zł + VAT miesięcznie.

Napisz do Pawła albo zobacz księgowość Oxyok.

Materiał ma charakter ogólny. Obowiązki zależą od rodzaju umowy, statusu pracownika i profilu pracodawcy.