Faktura zagraniczna w JDG — usługi, WNT, WDT i eksport w 2026 roku

Najpierw nazwij transakcję

• usługa B2B dla firmy z UE — najczęściej stosuje się regułę miejsca świadczenia z art. 28b ustawy o VAT,
• WDT — towar jest przemieszczany z Polski do innego państwa UE,
• WNT — towar jest przemieszczany z innego państwa UE do Polski,
• eksport towarów — towar opuszcza UE,
• import towarów — towar wjeżdża do UE z państwa trzeciego,
• import usług — polski przedsiębiorca nabywa usługę, dla której sam rozlicza polski VAT.

Te kategorie mają różne faktury, dokumenty i raportowanie.

Usługa B2B dla firmy z innego państwa UE

Przy typowej usłudze B2B miejscem świadczenia jest kraj siedziby nabywcy. Polski usługodawca nie wykazuje wtedy polskiego VAT, a podatek rozlicza nabywca.

Na fakturze zwykle umieszcza się:

• dane stron,
• numery VAT UE sprzedawcy i nabywcy,
• datę i numer faktury,
• opis i wartość usługi,
• adnotację „odwrotne obciążenie” lub „reverse charge”.

Przed wystawieniem faktury sprawdź numer kontrahenta w VIES. Zachowaj wynik weryfikacji.

Kiedy art. 28b nie wystarczy

Reguła ogólna ma wyjątki. Inaczej rozlicza się między innymi usługi:

• związane z nieruchomościami,
• transportowe i wstępu na wydarzenia,
• restauracyjne i cateringowe,
• krótkoterminowego wynajmu środków transportu.

Dlatego nie każda faktura dla zagranicznej firmy jest automatycznie „reverse charge”.

VAT-UE: miesięcznie, nie kwartalnie

Informację podsumowującą VAT-UE składa się elektronicznie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła raportowana transakcja.

VAT-UE może obejmować między innymi:

• WDT,
• WNT,
• określone usługi B2B świadczone kontrahentom z UE, które rozlicza nabywca.

Nie jest to deklaracja służąca do zapłaty VAT. Sam import usług również nie jest automatycznie pozycją informacji podsumowującej VAT-UE.

Rejestrację do VAT-UE zgłasza się na formularzu VAT-R. Może jej potrzebować także przedsiębiorca korzystający w Polsce ze zwolnienia z VAT.

WNT — zakup towaru z UE

Przy WNT polski nabywca wykazuje VAT należny w Polsce. Prawo do wykazania tej samej kwoty jako VAT naliczony zależy od ogólnych warunków odliczenia.

Dlatego zdanie „VAT zawsze się zeruje” jest nieprawidłowe. Podatek może być neutralny u czynnego podatnika wykorzystującego zakup do czynności opodatkowanych, ale nie musi być neutralny u podatnika zwolnionego lub przy zakupie bez prawa do odliczenia.

Próg WNT dla wybranych nabywców

WNT nie jest bezwarunkowo opodatkowane w każdym przypadku. Dla niektórych nabywców, między innymi podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione i osób prawnych niebędących podatnikami, działa roczny próg 50 000 zł. Są też transakcje wyłączone z tego uproszczenia, na przykład dotyczące nowych środków transportu i wyrobów akcyzowych.

Status nabywcy, rodzaj towaru i wykorzystanie numeru VAT UE trzeba więc sprawdzić przed zaksięgowaniem.

WDT — sprzedaż towaru do UE

Stawka 0% dla WDT wymaga spełnienia warunków ustawowych, w szczególności:

• przemieszczenia towaru z Polski do innego państwa UE,
• prawidłowego statusu nabywcy i numeru VAT UE,
• posiadania dokumentów potwierdzających wywóz,
• prawidłowego wykazania transakcji.

Brak dokumentów w odpowiednim terminie może zmienić sposób wykazania sprzedaży. Stawka 0% nie jest tym samym co zwolnienie z VAT.

Eksport towarów poza UE

Eksport towarów może korzystać ze stawki 0%, jeżeli wywóz poza UE został potwierdzony dokumentem właściwego organu celnego.

Sama faktura dla kontrahenta z USA lub Wielkiej Brytanii nie wystarcza. Liczy się rzeczywisty wywóz towaru i dokumentacja celna.

„Eksport usług” to określenie potoczne. Przy usługach ustala się miejsce świadczenia według właściwej reguły VAT. Nie stosuje się automatycznie zasad eksportu towarów.

Import usług

Import usług występuje wtedy, gdy polski przedsiębiorca nabywa usługę od zagranicznego kontrahenta i zgodnie z regułami miejsca świadczenia ma rozliczyć VAT w Polsce.

Nabywca wykazuje VAT należny. Odliczenie VAT naliczonego zależy od prawa do odliczenia — reverse charge nie jest zawsze neutralny.

Podatnik zwolniony z VAT może mieć obowiązek zapłaty podatku i złożenia VAT-9M. Nie należy jednak składać zerowej VAT-9M za każdy miesiąc tylko dlatego, że firma jest zarejestrowana do VAT-UE.

Kurs waluty dla PIT

Przychód w walucie przelicza się co do zasady po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

Nie jest to automatycznie kurs z dnia otrzymania zapłaty. Późniejsza zapłata po innym kursie może powodować podatkowe różnice kursowe.

Analogicznie koszt wyrażony w walucie przelicza się według kursu z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, ustalony zgodnie z zasadami PIT.

Kurs waluty dla VAT

Dla VAT termin kursu jest związany z momentem powstania obowiązku podatkowego i szczególnymi zasadami przeliczania podstawy opodatkowania. Nie należy mechanicznie używać kursu z dnia płatności.

Przy fakturach wystawianych przed powstaniem obowiązku podatkowego mogą działać dodatkowe reguły. Dla konkretnej transakcji sprawdź datę dostawy, wykonania usługi, wystawienia faktury i ewentualnej zaliczki.

JPK_V7 zamiast VAT-7

Czynni podatnicy wykazują WNT, import usług i inne transakcje zagraniczne w odpowiednich częściach JPK_V7M albo JPK_V7K. Nie składa się już odrębnej deklaracji VAT-7.

VAT-UE jest osobną informacją podsumowującą i nie zastępuje JPK_V7.

KSeF a kontrahent zagraniczny

Nieprawidłowe jest uproszczenie „każda faktura zagraniczna jest poza KSeF”. Zakres KSeF zależy przede wszystkim od statusu wystawcy, jego siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności oraz rodzaju faktury.

Jeżeli dana faktura i polski wystawca podlegają obowiązkowemu KSeF, fakturę dla zagranicznego nabywcy co do zasady wystawia się w systemie. Nabywcy niekorzystającemu z KSeF trzeba zapewnić fakturę w uzgodnionej formie i dostęp do danych wymaganych przepisami, między innymi z właściwym kodem QR, gdy jest wymagany.

Z kolei faktura zakupowa od zagranicznego dostawcy niemającego w Polsce odpowiedniej siedziby lub stałego miejsca zwykle nie zostanie wystawiona w polskim KSeF.

Najczęstsze błędy

1. Używanie kursu z dnia zapłaty jako kursu przychodu PIT.
2. Składanie VAT-UE kwartalnie zamiast miesięcznie.
3. Zakładanie, że WNT lub import usług zawsze są neutralne.
4. Mylenie stawki 0% ze zwolnieniem.
5. Traktowanie każdej usługi zagranicznej jako art. 28b.
6. Założenie, że wszystkie faktury z zagranicznym kontrahentem są poza KSeF.
7. Brak dokumentów transportowych lub celnych dla stawki 0%.

Źródła

• Podatki.gov.pl — transakcje wewnątrzwspólnotowe
• Podatki.gov.pl — informacje podsumowujące VAT-UE
• Podatki.gov.pl — KSeF
• VIES — weryfikacja numerów VAT UE
• NBP — tabela kursów średnich

Masz kilka typów transakcji zagranicznych?

Oxyok porządkuje dokumenty i rozliczenia JDG z WNT, WDT, importem usług oraz sprzedażą zagraniczną. Księgowość kosztuje od 49 zł + VAT miesięcznie.

Napisz do Pawła albo zobacz księgowość Oxyok.

Materiał ma charakter ogólny. W transakcjach zagranicznych wynik zależy między innymi od statusu stron, rodzaju świadczenia, transportu i prawa do odliczenia VAT.