Proforma w polskiej JDG w 2026 roku
Czym jest proforma, kiedy nie tworzy VAT ani przychodu, co zrobić po wpłacie oraz dlaczego nie wysyła się jej do KSeF.
Proforma jest dokumentem handlowym, a nie fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Może przedstawiać cenę i dane do wpłaty, ale sama nie dokumentuje sprzedaży.
Co robi proforma
Proforma może pełnić rolę:
- oferty albo potwierdzenia zamówienia,
- wezwania do zapłaty,
- informacji o cenie, VAT i warunkach dostawy,
- dokumentu pomocniczego w handlu zagranicznym.
Powinna być wyraźnie oznaczona jako „PROFORMA”, aby nie sugerowała, że jest fakturą VAT.
Nie ma ustawowego katalogu jej elementów ani obowiązkowej numeracji. W praktyce warto podać strony, przedmiot, ilość, cenę, warunki płatności i termin ważności.
Proforma nie tworzy automatycznie podatku
Samo wystawienie proformy nie tworzy obowiązku VAT ani przychodu. Jednocześnie błędne jest ogólne zdanie, że każda faktura sama „generuje przychód i VAT” — momenty podatkowe wynikają z wykonania świadczenia, dostawy, otrzymania zapłaty i reguł szczególnych.
Co po wpłacie
Otrzymanie zaliczki może wywołać obowiązek VAT, ale są wyjątki, między innymi dla części transakcji wewnątrzwspólnotowych. Jeżeli faktura zaliczkowa jest wymagana, wystawia się ją w terminie ustawowym.
Dla PIT otrzymana zaliczka nie zawsze jest przychodem. Trzeba odróżnić wpłatę na poczet przyszłego świadczenia od zapłaty definitywnej i sprawdzić zasady właściwe dla transakcji.
Po wykonaniu świadczenia wystawia się fakturę końcową, jeżeli wymagają tego przepisy. Nie każda wpłata po proformie oznacza automatycznie dwa dokumenty: zaliczkowy i końcowy.
KSeF
Proformy nie przesyła się do KSeF, ponieważ nie jest fakturą ustrukturyzowaną. Wysyła się ją poza systemem, na przykład jako PDF.
Późniejsza faktura podlega KSeF tylko wtedy, gdy dana transakcja i wystawca są objęci tym obowiązkiem.
Koszt i odliczenie VAT u klienta
Proforma sama nie daje prawa do odliczenia VAT. Nie jest też wystarczającym dowodem do automatycznego zaksięgowania kosztu. Rozliczenie następuje na podstawie właściwego dokumentu i zdarzenia gospodarczego.
Źródła
Potrzebujesz pomocy z fakturowaniem?
Oxyok prowadzi księgowość polskich JDG — od 49 zł + VAT miesięcznie.