Ponowne udostępnienie faktury i „duplikat” w Polsce w 2026 roku
Czy w 2026 roku trzeba wystawiać dokument z napisem DUPLIKAT, jak ponownie przekazać fakturę i co zmienia KSeF.
W 2026 roku ponowne przekazanie faktury nie oznacza automatycznie wystawienia nowego dokumentu z napisem „DUPLIKAT”. Dla faktur ustrukturyzowanych przechowywanych w KSeF pojęcie zagubionego oryginału traci praktyczne znaczenie.
Faktura poza KSeF
Jeżeli odbiorca utracił albo nie otrzymał faktury wystawionej poza KSeF, sprzedawca może ponownie przesłać egzemplarz zawierający te same dane i numer.
Nie tworzy to nowej sprzedaży, nowego obowiązku VAT ani drugiej faktury. Nie wolno nadawać nowego numeru sprzedażowego tylko dlatego, że plik wysłano ponownie.
Obowiązujące przepisy nie wymagają już, aby ponowny egzemplarz miał obowiązkowo wyraz „DUPLIKAT” i osobną datę jego wystawienia. Taka adnotacja może mieć znaczenie organizacyjne, ale nie jest warunkiem ważności dokumentu.
Faktura w KSeF
Faktura ustrukturyzowana znajduje się w systemie pod numerem KSeF. Nie wystawia się drugiej faktury ustrukturyzowanej jako duplikatu tej samej sprzedaży.
Jeżeli nabywca nie ma dostępu do KSeF, sprzedawca zapewnia mu dostęp w sposób wymagany dla danej transakcji, na przykład przekazuje wizualizację z właściwym kodem QR. Ponowne pobranie lub udostępnienie tej samej faktury nie tworzy nowego numeru KSeF.
Odliczenie VAT
Prawo do odliczenia zależy od spełnienia warunków ustawy o VAT i momentu otrzymania faktury, a nie od napisu „duplikat”. Jeżeli VAT został już odliczony z pierwotnie otrzymanego dokumentu, ponowne otrzymanie nie daje drugiego odliczenia.
Gdy dane albo kwoty są błędne
Ponowny egzemplarz musi odtwarzać tę samą fakturę. Błędów nie poprawia się przy okazji ponownego wysłania pliku. Właściwym dokumentem jest faktura korygująca albo — w ograniczonym zakresie — nota korygująca.
Źródła
Potrzebujesz uporządkować faktury?
Oxyok prowadzi księgowość polskich JDG — od 49 zł + VAT miesięcznie.