KSeF dla JDG w 2026 roku — obowiązek, faktury i tryby offline

Terminy obowiązku

• 1 lutego 2026 roku — podatnicy, których wartość sprzedaży wraz z VAT w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 roku — pozostali podatnicy objęci obowiązkiem,
• 1 stycznia 2027 roku — koniec przejściowego ułatwienia dla najmniejszych wystawców.

Do końca 2026 roku podatnik może wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie. Po przekroczeniu limitu obowiązek powstaje zgodnie z zasadami przejściowymi.

Nie jest to trwałe zwolnienie z KSeF ani limit całego obrotu firmy.

Kogo obejmuje system

Obowiązek dotyczy przede wszystkim podatników posiadających siedzibę w Polsce oraz podatników zagranicznych ze stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce, jeżeli to miejsce uczestniczy w transakcji.

Forma PIT — ryczałt, skala albo liniowy — nie przesądza zakresu KSeF. System może obejmować zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników korzystających ze zwolnienia.

Co jest poza obowiązkowym KSeF

Do ważnych wyłączeń należą między innymi:

• faktury wystawiane konsumentom — B2C,
• faktury wystawiane przez podatnika zagranicznego bez siedziby ani właściwego stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• dokumenty i sytuacje wyłączone szczególnymi przepisami lub objęte rozwiązaniami przejściowymi.

Nie należy jednak stosować skrótu „faktura zagraniczna jest poza KSeF”. Polski wystawca objęty obowiązkiem może wystawiać w KSeF fakturę dla zagranicznego kontrahenta.

Czym jest faktura ustrukturyzowana

Faktura jest przesyłana do KSeF jako plik XML zgodny ze strukturą FA(3). PDF jest tylko wizualizacją danych i nie zastępuje faktury ustrukturyzowanej, gdy obowiązuje KSeF.

Faktura zachowuje własny numer nadany przez sprzedawcę. KSeF nadaje jej dodatkowo unikalny numer KSeF. Błędem jest twierdzenie, że numer KSeF zastępuje numer faktury przedsiębiorcy.

Za datę wystawienia w trybie online uznaje się datę przesłania prawidłowej faktury do systemu zgodnie z regułami ustawowymi. System po przyjęciu nadaje numer KSeF i udostępnia UPO.

Jak wystawić fakturę

1. Nadaj uprawnienia sobie, księgowej lub programowi.
2. Przygotuj dane faktury w aktualnej strukturze FA(3).
3. Prześlij dokument przez aplikację Ministerstwa Finansów albo zintegrowany program.
4. Sprawdź status przetwarzania.
5. Pobierz numer KSeF i UPO po przyjęciu dokumentu.
6. Jeżeli nabywca nie korzysta z KSeF, zapewnij mu fakturę w uzgodnionej formie z właściwym kodem QR, gdy jest wymagany.

Odrzucenie techniczne oznacza, że faktura nie została wystawiona w KSeF. Trzeba poprawić błąd i wysłać dokument ponownie.

Jak odebrać fakturę

Faktura wystawiona w KSeF dla polskiego NIP jest dostępna dla nabywcy bez osobnego „zaakceptowania”. System nie działa jak skrzynka z przyciskiem akceptacji i odrzucenia faktury.

Nabywca powinien:

• pobrać dokument,
• sprawdzić sprzedawcę, kwoty i przedmiot zakupu,
• ustalić związek z działalnością,
• sprawdzić prawo do kosztu i odliczenia VAT,
• poprosić sprzedawcę o korektę, jeżeli dane są błędne.

Sama obecność faktury w KSeF nie powoduje automatycznego zaksięgowania, zapłaty ani prawa do odliczenia VAT.

KSeF nie zastępuje JPK_V7

KSeF dostarcza administracji i programom dane z faktur, ale nie składa za podatnika JPK_V7. Deklaracja i ewidencja obejmują także zdarzenia niewynikające bezpośrednio z faktur KSeF, korekty, import usług i inne pozycje.

Program księgowy może automatyzować przygotowanie JPK, ale odpowiedzialność za kompletność rozliczenia pozostaje po stronie podatnika.

Faktury od i dla zagranicy

Faktury zakupowe od zagranicznego sprzedawcy bez polskiej siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności zwykle nie pojawią się w KSeF. Trzeba je odebrać w dotychczasowej formie i przekazać do księgowości.

Polski sprzedawca objęty KSeF może natomiast wystawić w systemie fakturę dla zagranicznego nabywcy. Nabywca otrzymuje ją poza systemem w uzgodnionej formie, z wymaganym oznaczeniem dostępu.

Zakres zależy od statusu wystawcy, jego miejsca prowadzenia działalności i rodzaju dokumentu — nie od samego kraju nabywcy.

Faktury dla konsumentów

Faktury B2C są poza obowiązkowym KSeF. Sprzedawca może korzystać z systemu dobrowolnie na zasadach przewidzianych przepisami, ale konsument musi otrzymać dokument w dostępnej formie.

Nie należy mylić konsumenta z przedsiębiorcą zwolnionym z VAT. JDG kupująca na NIP nie staje się konsumentem tylko dlatego, że nie odlicza VAT.

Tryb offline i awarie

Przepisy przewidują tryby umożliwiające wystawianie faktur poza bieżącym połączeniem z systemem, między innymi offline24 oraz procedury na czas niedostępności KSeF.

W takich przypadkach trzeba:

• utworzyć fakturę zgodną ze strukturą,
• oznaczyć ją wymaganym kodem QR,
• przekazać ją nabywcy,
• przesłać do KSeF w terminie właściwym dla danego trybu.

Terminy różnią się zależnie od tego, czy chodzi o wybór podatnika, awarię systemu czy niedostępność po stronie przedsiębiorcy. Nie należy sprowadzać wszystkich sytuacji do zasady „wyślę po odzyskaniu internetu”.

Uprawnienia

W JDG właściciel może uwierzytelnić się elektronicznie i nadawać uprawnienia kolejnym osobom lub podmiotom. W spółkach i części innych organizacji może być potrzebne zgłoszenie ZAW-FA, jeżeli brak pieczęci kwalifikowanej zawierającej NIP.

Księgowej nie należy przekazywać prywatnych danych logowania. Nadaje się jej odpowiednie uprawnienia do pracy w imieniu podatnika.

Korekty

Błędnej faktury nabywca nie odrzuca w KSeF. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą. Nota korygująca nie funkcjonuje w obowiązkowym KSeF tak jak w dawnym obiegu papierowym.

Moment ujęcia korekty w VAT i PIT zależy od przyczyny oraz rodzaju korekty — sama data pojawienia się dokumentu w systemie nie rozstrzyga wszystkich skutków.

Kary i okres przejściowy

Sankcje za niewystawienie faktury w KSeF zostały odroczone do 2027 roku. Nie oznacza to, że w 2026 roku obowiązek można ignorować. Faktura wystawiona niezgodnie z obowiązkowym trybem może powodować problemy dowodowe, operacyjne i podatkowe.

Wysokość przyszłej kary zależy od okoliczności i ustawowych limitów. Nie każda nieprawidłowość oznacza automatycznie karę równą 100% VAT.

Przechowywanie

KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, licząc zgodnie z ustawowymi zasadami. Warto jednak zachować dokumenty pomocnicze, umowy, protokoły, zamówienia i dowody związku wydatku z działalnością — KSeF ich nie przechowuje jako części faktury.

Najczęstsze błędy

1. Traktowanie PDF jako faktury ustrukturyzowanej.
2. Założenie, że numer KSeF zastępuje numer własny.
3. Oczekiwanie przycisku „akceptuj” lub „odrzuć”.
4. Automatyczne księgowanie każdej faktury z systemu.
5. Założenie, że KSeF wysyła JPK_V7.
6. Wyłączenie każdej faktury zagranicznej.
7. Pominięcie faktur od zagranicznych dostawców, których nie ma w KSeF.
8. Brak procedury na tryb offline i awarię.
9. Przekazywanie księgowej danych logowania zamiast uprawnień.
10. Traktowanie limitu 10 000 zł jako stałego zwolnienia.

Źródła

• KSeF — oficjalny portal Ministerstwa Finansów
• Podręcznik KSeF 2.0
• FAQ KSeF

Potrzebujesz wdrożyć KSeF w JDG?

Oxyok odbiera, sprawdza i księguje faktury oraz prowadzi JPK_V7. Księgowość kosztuje od 49 zł + VAT miesięcznie.

Napisz do Pawła albo zobacz księgowość Oxyok.

Materiał ma charakter ogólny. KSeF jest wdrażany etapami, a zakres zależy od statusu wystawcy, nabywcy i rodzaju faktury.