Koszty uzyskania przychodu w JDG w 2026 roku

Trzy warunki kosztu

Wydatek powinien:

1. służyć osiągnięciu, zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów,
2. być definitywnie poniesiony przez podatnika i udokumentowany,
3. nie podlegać wyłączeniu z art. 23 ustawy o PIT.

Ocenia się konkretny cel i okoliczności. Stwierdzenie „jeśli pomaga zarabiać, jest kosztem” jest zbyt szerokie.

Kto odlicza koszty

Koszty obniżają dochód w JDG opodatkowanej:

• skalą podatkową,
• podatkiem liniowym.

Na ryczałcie wydatki nie obniżają PIT, choć dokumenty nadal mogą być potrzebne dla VAT, środków trwałych i innych obowiązków.

Sprzęt i wyposażenie

Komputer, telefon, meble, maszyny, narzędzia i oprogramowanie mogą być kosztem, jeżeli służą działalności.

Przy składniku spełniającym definicję środka trwałego:

• wartość początkowa do 10 000 zł pozwala zwykle na jednorazowe ujęcie albo dobrowolną amortyzację,
• powyżej 10 000 zł stosuje się ewidencję i amortyzację, chyba że działa szczególna metoda jednorazowa.

Próg dotyczy wartości początkowej. U czynnego podatnika VAT jest to zwykle kwota netto w zakresie odliczalnego VAT; u podatnika bez prawa do odliczenia wartość obejmuje VAT.

Biuro i praca w domu

Kosztem może być odpowiednia część:

• czynszu,
• energii,
• internetu,
• wyposażenia,
• opłat związanych z pomieszczeniem wykorzystywanym w działalności.

Nie ma ustawowej zasady, że odliczenie zawsze musi odpowiadać wyłącznie metrażowi osobnego pokoju. Proporcja powinna być racjonalna i odpowiadać faktycznemu użyciu. Nie można przenosić do firmy całych prywatnych wydatków mieszkaniowych bez uzasadnienia.

Samochód osobowy

Prywatny samochód właściciela

Jeżeli auto należy do przedsiębiorcy, ale nie jest środkiem trwałym, kosztem jest zasadniczo 20% wydatków związanych z używaniem oraz składek ubezpieczeniowych.

Nie stosuje się dawnej kilometrówki PIT 1,15 zł/km do prywatnego samochodu właściciela JDG.

Auto firmowe albo leasingowane

Przy użytku mieszanym wydatki eksploatacyjne podlegają zasadniczo limitowi 75%. Przy rzeczywistym wyłącznym użyciu firmowym i ewidencji wymaganej dla VAT możliwe jest 100%.

Ubezpieczenie ma odrębne reguły i nie każda składka jest automatycznie ograniczana do 75%.

Limity wartości

W 2026 roku limity amortyzacji i odpowiedniej części opłat leasingowych zależą od napędu i emisji:

• 225 000 zł — pojazd elektryczny albo wodorowy,
• 150 000 zł — samochód spalinowy z emisją CO₂ poniżej 50 g/km,
• 100 000 zł — samochód spalinowy z emisją co najmniej 50 g/km.

Nie należy stosować jednego limitu 150 000 zł do każdego auta.

VAT od paliwa i wydatków samochodowych

Czynny podatnik VAT odlicza zasadniczo:

• 50% VAT przy użytku mieszanym,
• 100% VAT przy wyłącznym użyciu firmowym po spełnieniu warunków.

Nie istnieje roczny limit odliczenia VAT od paliwa wynoszący 15 000 zł. Nieodliczony VAT powiększa podstawę kosztu PIT, jeżeli wydatek jest kosztem.

Szkolenia i edukacja

Szkolenie może być kosztem, jeśli rozwija kompetencje potrzebne w obecnej działalności. Wydatki na zdobycie ogólnego wykształcenia albo realizację prywatnego hobby są ryzykowne.

Trzeba wykazać związek z zakresem usług, przychodem i planowaną działalnością. Nie ma ogólnego limitu kwotowego, ale brak limitu nie oznacza automatycznej akceptacji.

Marketing i reprezentacja

Kosztem mogą być:

• reklamy internetowe,
• strona, hosting i domena,
• materiały promocyjne,
• kampanie prowadzone przez agencję,
• uzasadnione próbki i gadżety reklamowe.

Wydatki reprezentacyjne są wyłączone. O wyniku nie decyduje samo słowo „kolacja” albo cena prezentu. Liczą się cel, charakter i okoliczności wydatku.

Limit 100 zł dotyczący niektórych nieodpłatnych przekazań w VAT nie jest uniwersalnym limitem kosztu prezentu w PIT.

Odzież

Zwykła odzież możliwa do prywatnego noszenia jest zasadniczo wydatkiem osobistym. Kosztem może być odzież ochronna, specjalistyczna albo jednoznacznie firmowa, która przez trwałe oznaczenie i charakter traci walor osobisty.

Samo małe logo nie zawsze wystarcza.

Podróże służbowe

Z działalnością mogą być związane:

• bilety,
• noclegi,
• lokalny transport,
• opłaty konferencyjne,
• diety przedsiębiorcy do wysokości właściwej dla pracowników.

Nocleg przedsiębiorcy rozlicza się na podstawie rzeczywiście poniesionego i udokumentowanego wydatku. Nie należy mechanicznie opisywać limitu hotelowego z podróży pracownika jako maksymalnego kosztu faktury przedsiębiorcy.

Usługi i subskrypcje zagraniczne

Koszt usługi zagranicznej wymaga prawidłowego kursu waluty oraz sprawdzenia VAT. Import usług może wymagać rozliczenia VAT należnego także u podatnika zwolnionego.

Zakup usługi od kontrahenta unijnego może wymagać wcześniejszej rejestracji VAT-UE. Brak prawa do odliczenia oznacza, że rozliczenie nie zawsze jest neutralne.

Składki ZUS i zdrowotna

Składki społeczne przedsiębiorcy można odliczyć od dochodu albo zaliczyć do kosztów, jeżeli nie zostały rozliczone w inny sposób.

Składka zdrowotna:

• na skali podatkowej nie jest kosztem ani odliczeniem od dochodu,
• na podatku liniowym może być kosztem albo odliczeniem od dochodu do ustawowego limitu 14 100 zł w 2026 roku,
• na ryczałcie 50% zapłaconej składki zdrowotnej może obniżyć przychód z działalności.

Limit 14 100 zł nie ogranicza wysokości należnej składki zdrowotnej — dotyczy jej podatkowego rozliczenia na liniowym.

Dokumentowanie

Dowodem może być faktura, rachunek, umowa, dowód opłaty albo dowód wewnętrzny w przypadkach dopuszczonych przepisami. Nie każdy koszt wymaga faktury VAT i nie każdy sprzedawca wystawia „rachunek do 450 zł”.

Paragon z NIP nabywcy do 450 zł może być fakturą uproszczoną, ale próg 450 zł nie jest limitem rachunku od osoby niebędącej podatnikiem VAT.

W opisie warto wskazać:

• cel zakupu,
• projekt lub klienta,
• okres wykorzystania,
• sposób wyliczenia proporcji,
• osoby uczestniczące i temat spotkania, jeżeli to istotne.

Potwierdzenie przelewu dowodzi zapłaty, ale samo nie zawsze zastępuje dokument wymagany do księgowania.

Czego nie księgować automatycznie

• prywatnych zakupów,
• grzywien, mandatów i sankcji publicznoprawnych,
• spłaty kapitału kredytu lub pożyczki,
• wydatków reprezentacyjnych,
• podatku dochodowego,
• kosztów zwróconych przedsiębiorcy,
• wydatków bez związku z działalnością.

Kary umowne wymagają osobnej analizy. Nie każda jest kosztem, ale nie można też utożsamiać każdej kary umownej z mandatem.

Najczęstsze błędy

1. Uznanie każdej faktury z NIP za koszt.
2. Rozliczanie prywatnego auta kilometrówką.
3. Stosowanie jednego limitu 150 000 zł do samochodów.
4. Wymyślanie rocznego limitu VAT od paliwa 15 000 zł.
5. Traktowanie każdej kolacji jako reprezentacji bez analizy celu.
6. Odliczanie całego mieszkania przy częściowym użyciu firmowym.
7. Uznanie progu 10 000 zł zawsze za kwotę netto.
8. Ograniczanie należnej zdrowotnej do 14 100 zł.
9. Księgowanie kosztów na ryczałcie jako obniżających PIT.

Źródła

• Ustawa o PIT — tekst w ISAP
• Podatki.gov.pl — koszty uzyskania przychodów

Chcesz sprawdzić koszt przed zaksięgowaniem?

Oxyok prowadzi księgowość JDG i weryfikuje wydatki przed ujęciem w KPiR. Księgowość kosztuje od 49 zł + VAT miesięcznie.

Napisz do Pawła albo zobacz księgowość Oxyok.

Materiał ma charakter ogólny. Koszt zależy od dokumentu, celu, formy opodatkowania i okoliczności.